サイボウズ Office(ファイル管理)

総評

サイボウズ Officeは他社と比べても、ファイルのデータに関して細かく管理・運用が可能な機能が充実しています。データを失わないように、バージョン管理、復元機能、ロック機能などが実装されています。

その反面、共有設定や情報の活用（検索など）の面においては他社と比較しても劣るでしょう。レイアウトも他社と比べて圧倒的に見づらく、不便に感じます。

組織の規模がある程度大きく、データの管理を厳重に管理者が把握擦る必要がある場合には力を発揮しますが、小規模の組織にはあまり意識する必要もないかもしれません。

ユーザーの操作

ファイル管理画面

ファイル管理のトップ画面では、アクセス権限のある共有フォルダと、個人で作成した任意のフォルダの一覧が表示されます。左にはツリー表示で現在閲覧しているフォルダが確認出来ます。

ファイルの追加

ファイルを追加したいフォルダを選択した状態で「ファイルを追加」ボタンをクリックします。

登録者
登録者の登録時のグループを選択出来ます。※作成されるフォルダとは関係ありません。
ファイル
タイトル
ファイル名以外にも、別のタイトルを登録することが可能です。別のファイルと置き換えた場合など、タイトルは変わらないので便利です。
位置
前の画面で選択していたフォルダの中にファイルをアップロードします。
バージョン管理
バージョン管理を利用すると、ファイルが更新された場合でも、指定の世代数まではさかのぼって古いファイルを閲覧したり復元することが可能です。
メモ

フォルダの作成

ファイルの追加と同様に、ファイル管理のトップ画面から「フォルダの作成」を選択します。

フォルダ名
位置
前の画面で選択していたフォルダの中に新たな下層フォルダを作成します。
メモ

ファイルの閲覧

ファイル管理の画面で指定したフォルダ内のファイルを閲覧することが可能です。

タイトルまたは詳細を選択することでファイルの詳細情報へ移動出来ます。ファイル名を選択すると、ブラウザからファイルのダウンロードが自動で開始します。

ファイルの更新

アップロードしているファイルを更新した場合は、ファイルの更新を選択して再度ファイルをアップロードします。任意のコメントを残すことも可能です。全く別のファイル（ファイル名が変わっても）に変わっても更新出来ます。

更新したファイルや更新情報は更新履歴に残り、過去のファイルを復元することも可能です。これはバージョン管理機能を有効にした場合のみ有効な機能です。

トップ画面に通知

任意のフォルダを選択した状態でその他の操作から、更新通知を有効にすることが出来ます。更新通知が有効に設定されているフォルダで別のユーザーなどがファイルを更新した際に、トップページでファイルの更新が通知されます。
任意のファイルだけに設定できるので便利です。

管理者の操作

管理者の基本設定

ファイルにおいての管理者の設定可能項目を順に見ていきます。

一般設定

一度に表示する履歴の件数
１～20件の内から選択可能です。
削除したファイルを保存する期間
1日～10日間から選択可能です。
ロック機能
同時に更新や編集などの操作をしてしまう可能性を避けるために、ユーザーがファイルの詳細を閲覧中は別のユーザーが操作出来ないようにロックします。
バージョン管理機能
ファイルの情報を更新した際など世代管理をし、過去のファイルを復元することが可能になります。

アクセス権の設定

各フォルダごとにアクセス権や作成権限をユーザー単位から設定が可能です。

全員・グループ・ユーザー単位で、「閲覧のみ」または「閲覧・変更・追加・削除」権限を付与することが可能です。また、追加されていないユーザーは閲覧権限も剥奪され、機能ページにもフォルダが表示されなくなります。

ファイルのサイズ制限

サイボウズ設置サーバーの容量に依存する為、全体の容量は制限されていません。そのため、各ファイルごとの容量制限は自由に選択できる形式になっています。

一般ファイルのサイズ制限
512KB、1MB、3MB、5MB、10MB、無制限から選択可能です。
添付ファイルのサイズ制限
256KB、512KB、1MB、3MB、5MB、無制限から選択可能です。

ファイルの一括削除

任意のフォルダ内のファイルを一括で全削除することが可能です。