総評

ツリー構造のレイアウトや、画面移動せずに対象ファイルやフォルダを選択できる操作性は非常に使い勝手が良いです。他社と比較しても、格段に洗練された操作性を実現していると言えます。

一方で、管理機能に関しては他社に劣る部分があります。バージョン管理や編集ロックなどに対応していなく、更新頻度が高いファイルをやり取りするには不便です。

また、ファイルのアクセス権限も他社製品と比べて自由度が低く、フォルダごとに権限を設定出来ないので、組織内のユーザーが増えるにつれて、自由にフォルダを作成できないことがボトルネックになってくるかもしれません。

ユーザーの操作

ファイル機能のユーザーの操作方法を見ていきます。

ファイルの操作

ファイル機能のトップページは下記のようなレイアウトになっています。

通常のパソコンのエクスプローラのようなビューでファイルを操作できます。グループウェア内で作成された各グループごとのフォルダが自動で作成されています。ファイルの閲覧画面では自分が閲覧可能なファイルのみが表示されます。※ファイルの閲覧権限はグループ内のユーザーのみに付与されます。

ツリー構成のフォルダをそのまま開き中のファイルを選択することができるので、画面移動がなく使いやすいです。

ファイルを選択すると、その詳細情報が右に表示されます。詳細情報には下記の項目があります。

• 作成者
• サイズ
  ※最大50MBまでアップロード可能
• DL数
  ユニークユーザーではなく、ダウンロードされた回数を表示。
• Good Job！数
• コメント数
• 作成日時
• 作成グループ
• みんなのタグ

他のビュー

全てのファイルを一覧（リスト）表示するビューです。ダウンロード数、GooｄJob数、コメント数、作成日時、作成グループ、作成者でソートすることが可能です。

ファイルの閲覧（ダウンロード）

目的のファイルを選択後、画面右上部のボタンからファイルのダウンロードが可能です。ブラウザからのダウンロードが始まります。

ファイルのアップロード

ファイルをアップロードしたいフォルダを選択した状態で画面下部のからPC内のファイルをアップロード出来ます。

• ファイル選択
  ※最大50MBまでのファイルをPC内から参照し、選択します。
• タグ
  検索時などに有効なタグ付けが可能です。
• クロストラックバック
  他のコンテンツとファイルを関連付ける（お互いに参照リンクを設置する）ことが可能です。

フォルダの作成・編集・削除

フォルダを作成（編集）したいフォルダを選択した状態で、画面下部のアップロード項目（タブで切り替え）から操作出来ます。

• フォルダの作成
  選択フォルダの下に任意のフォルダを作成できます。
• フォルダ名変更
  選択しているフォルダの名前を変更できます。
  ※親フォルダ（グループ名）は変更出来ません。
• フォルダ削除
  選択しているフォルダとその中のファイル/フォルダを一括で削除します。
  ※親フォルダ（グループ名）は削除出来ません。

ファイルの編集

編集したいファイルを選択し、画面右の編集ボタンをクリックするとファイル名の編集、画面下部では、コメントやタグの追加が可能です。

また、ファイルをドラッグ＆ドロップで、他フォルダに移動することも可能です。

ファイルの共有

共有したいファイルを選択し、ファイルの詳細画面の知らせるボタンをクリックすると、iQubeのメッセージ機能を通じて、他のメンバーにファイルの在処を知らせることが可能です。

また、ファイル階層の下には、各ファイル固有のURLが表示されています。このURLをE-mailなどを通じて、他ユーザーに共有することも可能です。
URLを利用すれば、メールサーバーの容量も抑えることもできます。更に万が一外部のユーザーや、閲覧権限のないユーザーにURLが渡ってしまっても、閲覧可能なユーザーアカウントでログインしない限りアクセスが出来ないので、添付ミスなどの情報漏えいを防ぐことが可能です。

ファイルの検索

iQubeでは、検索の詳細オプションから、ファイル内の文字も検索することが可能です。Word、Excel、PowerPontなどのOfficeファイルやPDFファイルの場合はファイル内の文書も検索しますので便利です。
ファイルに設定したタグを元に検索することも可能です。共通のタグを指定してコンテンツを横断的に検索することも可能です。

検索結果一覧画面では、各ファイルのファイル形式をアイコンで表示することにより、ファイルの検索が容易になります。もちろん、ファイルの種類や、その他の詳細情報でソートもできます。

未読ファイルの確認

新しくファイルが更新された場合は、ホーム画面で未読のファイルを確認することが可能です。新たにファイルがアップロードされた場合に表示され、ダウンロードをするとホーム画面から消えます。
ホーム画面には最大10件までの未読ファイルを一覧表示でき、ユーザーごとに表示期間も設定出来ます。

管理者の操作

閲覧権限

iQubeでは、フォルダごとにファイルのアクセス権限を指定することはできません。アクセス権限を付与するには、グループ（プロジェクト・連携グループ・サークルタイプでも可）を作成する必要があり、グループ内のユーザー全員に閲覧権限が与えられます。

作成・編集権限

グループの管理者（各グループにつき1名設定可能）の設定画面からグループにおけるユーザーの作成・編集権限を変更することが可能です。作成権限のないユーザーは閲覧（ダウンロード）、コメント・タグの追加のみが可能になり、ファイルやフォルダの作成（アップロード）権限はなくなります。

コンテンツの管理

管理者ユーザーであれば、管理者メニューから組織内で作成された全てのファイルとフォルダの閲覧・編集が可能です。グループの管理者は、グループ内で作成されたファイルとフォルダに対して同様に作成・編集権限が与えられます。